借款管理制度

第一条             借款办理程序

一、借款分为员工因私借款，员工因公借款，员工备用金借款。

二、项目部原则上不对个人借款。如确有特殊情况，由借款人出具书面申请，填制借款单，报部门负责人和项目负责人双审批签字，送财务部审核签字后办理借支。员工私人借款在发放工资时予以扣回，特殊情况另行审批。员工因私借款金额不得超过一个月工资。

三、因公借款包括差旅费、业务招待费、材料物品采购、购买办公用品、其他业务需要等。借款人填制借款单，报部门负责人和项目负责人双签字核准，送财务部审核签字后办理借款手续；因公借款若无特殊原因应在该项事务完成返回后五天内向项目部财务部办理报销手续并结清借款。无故不办理报销手续又不归还借款的，不得再借款，所欠借款经催收无效的财务部有权在借款人的工资中扣回。

四、备用金借款是为了方便有采购和其他经常业务的员工。对于需用备用金的员工，应由其本人填制借款单，经部门负责人和项目负责人双签字批准，送财务部审核后办理借款手续；备用金应专款专用，财务部有权检查备用金的使用情况。借款人应定期报账并核销备用金。备用金最迟半年结清一次，借款实行“前帐不清、后款不借”原则。所有借支备用金的员工，在年度终了前或离职时应将所借备用金结清，未结清部分项目部有权在其工资中扣回。备用金借款金额不得超过1万元，有特殊情况的须写清楚借款事由并经过领导审批。

第二条 特别审批

因项目部负责人出差在外未能签字时，须电话请示并获批准，由项目负责人通知财务部，经财务部审批后办理借款手续；待项目部负责人返回项目部后，由出纳员及时办理补签手续；

第三条 借款的归还及借款借据账务处理

一、员工借款后，因公务取消或其他原因不再使用借款的应及时将借款归还，不得挪作他用；

二、超过借款期限又无正当理由不归还借款，经催收无效的，财务部将在其工资中直接扣回而无需其本人同意。

三、借款借据作为财务会计的重要凭证留存在财务作为记账凭证，借款人报账归还借款后，由出纳员向借款人开具收款收据并由会计审核签字作为还款依据；

四、短期或临时借款的，借款借据可作为出纳现金抵账，借款人报账归还借款时借款借据退回借款人，

第四条       借款责任

 个人借款无法收回的，视具体情况分清责任，如属审批人责任的则需承担相应的损失，非个人责任或其他情形的损失经项目部负责人批准后作坏账处理。

 

报账制度
第一条 报销程序
报帐时由经办人填制项目部统一的报销单（车辆专用报销单和一般报销单），由出纳审核单证后由经办人报部门负责人和项目负责人审核签字，待领导审批完后财务部才能据以报帐。报销单据根据有无正式发票分开填写报销。
第二条 财务部审核要点

有关单证是否真实、合法、完整，审批手续是否完备合规，与有关合同、预算是否相符等。如属实物购进(包括宣传资料、办公用品等)是否有收货人签名，原材料、包装材料等是否有入库单、本单位质检部门检验合格证明等凭据；固定资产、低值易耗品的验收人签名、存放地点和使用责任人是否填写清楚等。财务部审核无误后方予以报帐并结算原借款或补足备用金。
第三条 报帐时限

所有人员必须在项目部规定的时限内报帐。即：差旅费借款在出差回单位后五个工作日内报帐；市内办事和办公用品购置一般在当天、最迟不超过第三个工作日报帐；固定资产购置在实物验收、安装完后三个工作日内报帐。当月单据当月报销，跨月、过期做自动放弃处理，财务部不予接受受理。（因特殊工作关系不能及时报帐的，需在时限内告知财务部）。

 

材料出入库制度

第一条 材料入库

一、在购回材料后，由技术部门检验质量后入库，由材料科清点数量并开入库单 。入库单一式三联分别由保管员、财务部、材料部门（供应部门）留存。
    二、入库单据内容：名称、规格、单价、 数量、金额、发货单位、日期，并由材料科、财务处、项目部负责人分别签字。
    三、材料科拿着附有入库单的票据到项目负责人处签字，然后到财务部报帐。
第二条 材料出库
    一、材料领用时，领料部门首先填写领料申请单，由项目负责人审批。申请单应写明材料名称、规格、型号、数量、经手人。领料部门持签字申请到保管处领料。四个工段须提供工段长书面指定人员办理材料领用，并定时与项目部对账。
    二、实际发生的材料用量不得超过预算用量，如有超过现象应查明原因。

第三条 材料出、入库后，材料科根据出、入库单准确、及时的登记入账，并将审批完善的出、入库单交财务处据以做账。财务部门与材料科要定期盘点，以达到帐实相符的要求。